Väitän: Yrityskulttuuri voi joko tukea tai rapauttaa organisaation kykyä toimia oikein
Yrityskulttuuriin pohjautuvalla sosiaalisella kontrollilla voi olla merkittävä rooli siinä, miten hyvin ja laajasti henkilöstö omaksuu uusia ohjeita ja sääntöjä, selviää KTM Niina Ratsulan väitöstutkimuksesta. Ratsulan mukaan organisaation sisäistä valvontaa tai compliance-ohjelmia suunniteltaessa johdon tulee formaalien ohjauskäytäntöjen lisäksi kiinnittää huomiota organisaatiokulttuurissa piileviin uskomuksiin ja siihen, miten näitä uskomuksia luodaan.
Niina Ratsula analysoi johdon laskentatoimen alaan kuuluvassa väitöstutkimuksessaan sisäisen valvonnan kehittämishankkeen suunnittelua ja jalkauttamista. Case-tutkimuksen laajan aineiston Ratsula koosti työskennellessään teknologiayhtiö Nokiassa. Nokian tapauksessa vaatimukset asianmukaisen sisäisen valvonnan järjestämiselle tulivat yhdysvaltalaisesta SOX-lainsäädännöstä, jonka ytimessä on ylimmän johdon vastuullistuttaminen tilinpäätösinformaation oikeellisuudesta.
– Sisäisen valvonnan kehittäminen on tärkeä asia missä tahansa yrityksessä: sen avulla organisaatio varmistaa, että sen toiminta on tehokasta ja lainmukaista ja sen raportoima tieto luotettavaa. Taustalla ovat sidosryhmien odotukset läpinäkyvyydestä sekä oikean ja riittävän kuvan saamisesta yhtiön taloudellisesta tilasta, Ratsula kertoo.
Ratsulan tutkimus osoittaa, että johdon ei tulisi tarkastella formaaleja ohjauskäytäntöjä erillään yrityskulttuurista. Formaalit ohjauskäytännöt koostuvat ohjeista, säännöistä, tietoteknisistä kontrolleista ja muista toimenpiteistä, jotka yleensä ovat todennettavissa esimerkiksi dokumentaation tai järjestelmäasetusten muodossa. Näiden käytäntöjen jalkauttamisessa on oleellista yrityskulttuuriin pohjautuva sosiaalinen kontrolli, jonka avulla organisaation jäsenet omaksuvat tiettyjä arvoja, normeja ja ajatuksia siitä, mikä on tärkeää ja tavoittelemisen arvoista.
– Se, mitä asioita johto ja esihenkilöt painottavat viestinnässään, minkälaisesta toiminnasta he palkitsevat tai sanktioivat ja miten he allokoivat resursseja tai muotoilevat työtehtäviä, vaikuttaa työyhteisön uskomuksiin ja sitä kautta toimintaan. Tutkimuksesta selvisi, että työntekijän kontrolleihin liittyvät uskomukset vaikuttavat siihen, toimiiko hän lopulta sääntöjen mukaan, kertoo Ratsula.
Väitöskirjan keskeinen johtopäätös on, että formaalien kontrollien jalkauttaminen onnistui erityisesti siellä, missä sosiaalinen kontrolli oli voimakasta. Vastaavasti kontrollien noudattaminen oli heikompaa yksiköissä, joissa sosiaalinen kontrolli ei tukenut sääntöjen toimeenpanoa. Yllättävää oli, että vahvan sosiaalisen kontrollin myötä kontrolleja noudatettiin myös silloin, kun työntekijän kokemus oli negatiivinen. Näissä tapauksissa sosiaalisen sanktion uhka, kuten asian eskalointi organisaatiossa eteenpäin, edesauttoi kontrollien noudattamista.
– Sosiaalisen kontrollin käyttämisessä tulee kuitenkin olla tarkkana: liiallinen paine voi johtaa tilanteeseen, jossa motivaatio muuttuu epätoivoksi ja ajaa toimintaan, joka ei enää ole toivottavaa, Ratsula toteaa.
Ratsulan mukaan huomionarvoista on, että ihmiset eivät käyttäydy lainkaan niin rationaalisesti kuin usein on tapana ajatella. Sellaisella yrityskulttuurilla, jossa ihmiset jakavat yhteisen uskomuksen oikein toimimisen tärkeydestä, voidaan merkittävästi vaikuttaa siihen, kuinka hyvin organisaatiossa onnistutaan viime kädessä toimimaan sääntöjen ja yhteiskunnan odotusten mukaan.
– Tämä auttaa johtoa varmistumaan, että asioita tehdään oikein. Se myös vahvistaa sidosryhmille välittyvää oikeaa ja riittävää kuvan yhtiön toiminnasta ja tilasta. Yrityskulttuuria tulee siis systemaattisesti johtaa.
Sisäinen valvonta osa johdon kokonaisohjausta
Ratsulan väitöstutkimus pureutuu sisäisen valvonnan eri komponentteihin aiempaa syvällisemmin ja osoittaa, että toimiakseen sisäisen valvonnan tulee olla vahvasti osana johdon kokonaisohjausta. Muutoin sisäisestä valvonnasta saattaa muodostua vain joukko teknisiä toimenpiteitä, joille ei nähdä hyötyä liiketoiminnan tai yksilön työn merkityksellisyyden kokemuksen kannalta.
Aiemmassa kirjallisuudessa sisäisen valvonnan käsite on usein nähty muusta ohjauksesta erillisenä, taloushallinnon vastuulla olevien varmennustoimenpiteiden suorittamisena. Tutkimuksellaan Ratsula vahvistaa ja täydentää johdon ohjauksen ja sisäisen valvonnan aiempaa tutkimusta ja tuo käsitteet lähemmäs toisiaan. Tutkimuksen tulokset ovat hyödyllisiä myös yritysmaailmalle.
‒ Väitöstutkimukseni tulokset auttavat erilaisia yrityksiä entistä paremmin hahmottamaan kokonaisvaltaisen sisäisen valvonnan elementit sekä tunnistamaan niitä sosiaalisen kontrollin mekanismeja, joita formaalien ohjauskäytäntöjen jalkauttamiseksi tulee ja kannattaa soveltaa. Huomioimalla formaalien sääntöjen lisäksi myös laajempi sosiaalinen konteksti ja yrityskulttuuri päästään jo pitkälle.
Yksinkertaisesti kyse voi olla siitä, miten johto osoittaa kiinnostusta, priorisoi tai edellyttää yksilöiltä tilivelvollisuutta.
‒ Yhä globaalimmassa ja verkostoituneemmassa maailmassa näiden taitojen merkitys on kasvanut entisestään.
***
KTM Niina Ratsula esittää väitöskirjansa ”Interplay between technical and social control: Internal control and SOX compliance at Nokia”julkisesti tarkastettavaksi Turun yliopistossa perjantaina 4.12.2020 klo 12.15 (Turun kauppakorkeakoulu, Elovena-sali).
Vastaväittäjänä toimii professori Annukka Jokipii (Vaasan yliopisto) ja kustoksena professori Hannu Schadewitz (Turun yliopisto). Tilaisuus on suomenkielinen. Väitöksen alana on laskentatoimi ja rahoitus.
Koronavirustilanteen vuoksi väitöstilaisuuden yleisömäärä paikan päällä on korkeintaan 50 henkilöä. Tilaisuutta voi seurata etänä: https://utu.zoom.us/j/61990992047 passcode: 229325
Turun yliopisto seuraa aktiivisesti koronavirustilannetta ja viranomaisten ohjeita. Yliopisto päivittää ohjeitaan tilanteen mukaan. Ohjeet ja linkit löytyvät osoitteesta: utu.fi/koronavirus
Väittelijän yhteystiedot: niina@codeofconduct.fi, p. 0504869821
Väittelijän kuva: https://apps.utu.fi/media/vaittelijat/ratsula_niina.jpg
Väitöskirja on julkaistu sähköisenä: https://www.utupub.fi/handle/10024/150715
