Haluaisitko sinä ilmiantaa kollegasi?
Oletko jo kuullut ilmoittajansuojelulaista1, joka edellyttää yli 50 hengen organisaatioita perustamaan sisäisen ilmoituskanavan väärinkäytösepäilyistä ilmoittamiselle? Luultavasti olet – ehkä sinulla on herännyt myös monia ajatuksia ja huolenaiheitakin asiasta. Ilmoituskanavat ja ilmoittajansuojelu puhuttavat nyt paljon ja hyvä niin. Me todellakin tarvitsemme keskustelua tästä kipeästä ja joskus myös epämiellyttävästä teemasta niin Suomessa kuin muissakin Pohjoismaissa.
Olen itse tehnyt ilmoituskanavien parissa töitä jo reilun vuosikymmenen ja päässyt keskustelemaan niiden käytöstä kymmenien, ellen jo satojen organisaatioiden kanssa. Tässä kirjoituksessa käyn läpi toteamuksia ja uskomuksia, jotka usein nousevat esiin näissä keskusteluissa. Tarkoituksenani ei ole jakaa mustavalkoisia ohjeita, vaan ennemminkin korostaa sitä, että kyseessä on itse teknistä kanavaa valtavasti laajempi kokonaisuus, jossa ei aina ole oikeita ja vääriä ratkaisuja. Toivon, että tämä kirjoitukseni lisää entisestään aiheen ympärillä käytävää keskustelua.
1. ”Emme tarvitse kanavaa, sillä meillä on tapana käydä näitä keskusteluja kasvotusten”
Kyllä, esihenkilö on taho, jonka tehtävänä on toimia ensisijaisena väylänä käydä keskusteluita huolenaiheista suoraan. Nordic Business Ethics -kyselyn (2020) mukaan kuitenkin esihenkilö on osallisena suurimmassa osassa tilanteissa, joissa henkilö havaitsee laitonta toimintaa. Tästä ja monesta muustakin syystä tarvitsemme useita erilaisia väyliä, joita pitkin eettisiä huolenaiheita voidaan nostaa esiin. Esihenkilön ja ilmoituskanavan lisäksi viestinnässä kannattaa nostaa esiin HR:n, lakiosaston tai luottamushenkilön rooli.
Eettisen ilmoituskanavan käyttöönotto ei ole millään tavalla ristiriidassa sen ajatuksen kanssa, että organisaatiossa vallitsee luottamus. Päinvastoin – viestimällä ilmoituskanavasta ja riippumattomasta selvitysprosessista viestitään uskalluksesta ottaa vastaan palautetta myös perinteisten väylien ulkopuolella. Jos henkilö vastustaa ilmoituskanavien käyttöä, on syytä kysyä miksi.
2. ”Otamme kanavaan ilmoituksia ainoastaan lainsäädännön piiriin kuuluvista rikkomuksista”
Olen törmännyt usein ”asiakastoiveeseen”, jossa ilmoituskanava halutaan ehdottomasti pitää vain lainsäädännössä2 tarkoitettujen ilmoitusten vastaanottamiseksi. Lisätoiveena saattaa olla myös vieno toive siitä, ettei kanavaan tulisi ilmoituksia lainkaan. Itse toivoisin kanavalta jotain muuta.
Minun on vaikea ajatella kanavaa ainoastaan lainsäädännön näkövinkkelistä. Eihän työntekijä osaa aina tulkita havaitsemaansa epäkohtaa siltä kannalta, onko tilanteessa rikottu jotain tiettyä lakia. Entä jos kanavan käytössä lähdettäisiinkin liikkeelle siitä, että halutaan edistää sellaista yrityskulttuuria, jossa väärinkäytöksiä, epäasiallista käyttäytymistä ja eettisten periaatteiden vastaista toimintaa yleensäkin pyritään saamaan esiin? Jo ennen direktiiviä suuressa osassa pörssiyrityksiä on eettisten kanavien kautta voitu ilmoittaa mistä tahansa eettisten toimintatapojen vastaisesta toiminnasta. Oleellista on tällöin, että ilmoituksen käsittelyvaiheessa osataan allokoida ilmoitus oikeaa ”putkea” pitkin käsittelyyn.
3. ”Lainsäädäntö edellyttää anonyymia kanavaa”
Monen yrityksen markkinointiviesteissä on vilissyt lupaus ”lainsäädännön edellyttämästä anonyymista kanavasta”. Usein keskusteluissa myös anonymiteetti ja luottamuksellisuus menevät sekaisin. On siis tarpeen kirkastaa, mitä näillä termeillä tarkoitetaan. Anonyymilla kanavalla tarkoitetaan käytännössä kanavaa, jonka välityksellä ilmoittaja voi tehdä ilmoituksen paljastamatta henkilöllisyyttään. Itse lainsäädäntö ei kuitenkaan vaadi kanavalta anonymiteettia, vaan luottamuksellisuutta. Jokaisella organisaatiolla on näin ollen mahdollisuus valita itse, ottavatko he vastaan anonyymeja ilmoituksia. Luottamuksellinen kanava puolestaan tarkoittaa sitä, että tieto ilmoittajan, ilmoituksen kohteen ja muiden ilmoituksessa mainittujen henkilöiden henkilöllisyydestä ja muut henkilötiedot on suojattava. Ilmoituksen selvityksen yhteydessä on siis pidettävä huoli siitä, ettei ilmoittajan henkilöllisyyttä paljasteta. Lisäksi muiden kuin valtuutettujen henkilöiden pääsy ilmoituskanavaan on estettävä.
Direktiivi tai hallituksen esitysluonnos lainsäädännöstä ei myöskään pakota hankkimaan sähköistä järjestelmää. Edellyttäen, että ilmoittajan henkilöllisyyden luottamuksellisuus turvataan, yhtiö voi määrittää itse millaiset ilmoituskanavat se ottaa käyttöön. Ilmoittaminen voi tapahtua esimerkiksi toimittamalla ilmoitukset kirjallisesti palautelaatikkoon, sähköpostitse tai organisaation sisäisessä tai ulkoisessa tietoverkossa taikka suullisesti vihjepuhelimen tai muun ääniviestijärjestelmän kautta. Käytännössä kuitenkin tietoturvallinen sähköinen järjestelmä on usein toimiva ratkaisu ilmoittamiselle.
4. ”Meidän ei tarvitse huolehtia ilmoittajansuojasta, sillä meillä on alle 50 työntekijää”
On totta, että alle 50 hengen organisaatioiden ei tarvitse ottaa kanavaa käyttöön. Totta on myös se, että pienet yritykset ovat herkkiä väärinkäytöksille ja epäasialliselle käyttäytymiselle. Pienen yrityksen on syytä huomioida, että sisäisen ilmoituskanavan puuttuessa heidän työntekijöillään on käytössään kuitenkin myös ilmoittamisen kaksi seuraavaa porrasta – ulkoinen ilmoituskanava3 tai media. Vapaaehtoisen sisäisen kanavat käyttöönotolla yritys luo paremmat edellytykset saada tietoa väärinkäytöksestä sisäisesti sen sijaan, että lukisi siitä lehdestä. Ilmoittajansuoja koskee henkilöitä riippumatta siitä, onko heidän työnantajillaan velvollisuus kanavan perustamiseen tai ei.
5. ”Ilmiantaminen ei tue hyvää yrityskulttuuria”
Keskeinen ilmoituskanavien haaste on aiheeseen liittyvä kielenkäyttö. Suomalaisessa mediassa puhutaan usein ilmiantokanavista – myös jotkut organisaatiot ovat nimenneet kanavansa ilmiantokanavaksi. Mutta haluaisitko sinä ilmiantaa kollegasi? Vai haluaisitko mieluummin perustella ilmoittamistasi sillä, että välität organisaatiostasi? Jos ilmoituskanavaa markkinoidaan ilmiantokanavana, voi totta tosiaan olla, että se ei tue hyvää yrityskulttuuria. Entäpä jos ilmoituskanava markkinoidaankin sisäisesti niin, että sen avulla jokaisella työntekijällä on mahdollisuus tuoda esiin huolenaiheitaan riippumatta siitä, missä asemassa he ovat, kenelle he raportoivat tai kuinka he suoriutuvat?
Huolenaiheen ilmaiseminen onkin merkki siitä, että henkilö välittää organisaatiostaan ja kollegoistaan. Ehkä lupaus siitä, että organisaatio sitoutuu riippumattomasti selvittämään esiin nostettuja epäkohtia ja suojelemaan ilmoituksen tekijöitä ja kohdetta auttaakin vahvistamaan eettistä kulttuuria.
Kirjoittaja on Code of Conduct Companyn perustaja, jonka mielestä työelämässä pitäisi käydä enemmän vaikeita keskusteluita.
1 Vuoden 2022 (2023) lopulla voimaan tuleva ilmoittajansuojelulaki velvoittaa yli 250 (50) henkilöä työllistäviä yksityisen ja julkisen sektorin organisaatioita sekä valtion virastoja perustamaan sisäisen ilmoituskanavan ja järjestämään organisaation prosessit lain edellyttämällä tavalla. Lain taustalla on Euroopan unionin niin sanottu whistleblower-direktiivi.
2 Ilmoittajansuojelulaissa säädetään sellaisten henkilöiden suojelusta, jotka ilmoittavat rikoksista, rikkomuksista, väärinkäytöksistä tai muista teoista tai laiminlyönneistä, joita on pidettävä erillisessä liitteessä mainittujen Euroopan unionin asetusten tai kansallisten lakien rikkomisena. Edellytys lain soveltamiselle on, että ilmoitus koskee tekoa tai laiminlyöntiä, josta voi seurata vankeusrangaistus, sakko tai rangaistusluonteinen hallinnollinen seuraamus TAI joka voi vakavasti vaarantaa edellä tarkoitetun lainsäädännön yleisen edun mukaisten tavoitteiden toteutumisen.
3 Suomeen on tulossa valtioneuvoston oikeuskanslerin ylläpitämä yleinen ilmoituskanava, johon ilmoituksen voisi tietyissä tilanteissa tehdä.
Opi lisää ilmoituskanavista ja ilmoittajansuojelulaista!
Code of Conduct Academyn Ilmoituskanavat ja ilmoittajansuojelulaki -verkkokurssilla opit, kuinka ilmoituskanava kannattaa ottaa käyttöön, mistä uudessa ilmoittajansuojelulaissa on kyse ja kuinka siihen tulisi organisaatioissa valmistautua.
